Установи и контролируй
бесплатный звонок:
8 800 555 7 202
+7 499 350 62 85
Оперативная поддержка

GPS-контроль для повышения дисциплины выездных сотрудников

16.01.2017

GPS-устройства по назначению делятся на две большие категории: автомобильные и персональные. В обеих категориях есть модели для использования в личных и служебных (коммерческих) целях. Последние обладают расширенным набором функций. Существуют персональные трекеры и маячки для контроля перемещений туристов, детей и пожилых людей. Еще одна категория лиц, которых можно и нужно контролировать при помощи GPS – это сотрудники, работающие на выезде. Руководители многих предприятий внедряют контроль сотрудников по GPS для повышения трудовой дисциплины и эффективности работы подчиненных.

Почему выездных сотрудников необходимо контролировать

В ряде компаний, занимающихся продажами или предоставлением услуг, штат состоит преимущественно из выездных (полевых, мобильных) сотрудников, а в офисе работает только администрация и диспетчер-координатор. Вот некоторые категории выездных сотрудников:

  • торговые представители оптовых компаний, которые объезжают розничные точки для контроля запасов товара и формирования заказов на новые поставки;
  • специалисты по прямым продажам, торговые агенты, которые реализуют продукцию непосредственно конечным потребителям;
  • рекламные агенты, занимающиеся поиском рекламодателей и заключением договоров с ними;
  • мастера, осуществляющие ремонт инженерных коммуникаций, бытовой и компьютерной техники на дому (в офисе) у заказчика;
  • замерщики;
  • монтажники, подключающие интернет, слаботочные сети, устанавливающие окна и двери, осуществляющие сборку мебели и т. п.;
  • сотрудники мувинговых (организация переездов), клининговых (профессиональная уборка) агентств, компаний типа «муж на час» и специалисты по предоставлению любых других услуг на выезде.
Сантехник, работающий на дому у клиента Сантехник, работающий на дому у клиента

Такое ведение бизнеса в последнее время получило широкое распространение:

  • работа «в поле» увеличивает объемы продаж торговых и рекламных агентств;
  • арендуя небольшой офис, можно расширять штат сотрудников;
  • для фирм, занимающихся ремонтом техники, нет необходимости в оборудовании стационарной мастерской.

Основной минус данной схемы – это сложность контроля местонахождения сотрудников, учета рабочего времени и координации действий. Если диспетчер фирмы с большим штатом сотрудников одинакового профиля принимает новый срочный заказ, без отслеживания сотрудников по GPS ему сложно сориентироваться, кого удобнее направить на вызов, кто ближе к заказчику, в результате снижается эффективность работы, нерационально используется время. В отсутствии контроля снижается дисциплина и возникают ситуации, из-за которых страдает репутация фирмы, начинается отток клиентов, снижается доход. Самые распространенные проблемы:

  • Выездной сотрудник не может правильно составить рабочий график, в результате опаздывает к клиенту, заказчику.
  • Мастер сообщает диспетчеру, что клиент отказался от услуг или оплатил только диагностику, а сам договаривается с ним напрямую, задерживается и выполняет ремонт.
  • В рабочее время с использованием служебного оборудования мастер подрабатывает «на стороне».
  • Торговый представитель позже выходит на маршрут или раньше с него уходит, в результате не успевает обойти все намеченные точки. Если такая ситуация повторяется систематически, клиенты начинают искать новых, более ответственных поставщиков.
  • Сотрудник занимается в рабочее время решением личных проблем и не является к некоторым клиентам, а диспетчеру объясняет, что на одном из объектов из-за сложности заказа задержался дольше, чем предполагалось, или застрял в пробке.

Как организовать контроль

Существует несколько способов организации контроля и координирования работы выездных сотрудников:

  • обмен звонками или SMS-сообщениями между сотрудниками и диспетчером, передача заказов и отчетов;
  • GPS-мониторинг сотрудников, оснащенных персональными маячками или трекерами;
  • использование специальных компьютерных программ, так называемых инструментов field management (Task24, «Мобифорс», Planado, Start Control), основанных на использовании GPS-технологий, с созданием личного кабинета для каждого сотрудника и возможностью интеграции с 1С.
Составляющие контроля выездных сотрудников Составляющие контроля выездных сотрудников

Контроль посредством мобильной связи не очень удобен и ненадежен. Не везде есть покрытие, не всегда мастеру или агенту удобно говорить по телефону. Главное – отследить местонахождение сотрудника диспетчер не может и вынужден верить ему на слово. Онлайн-сервисы предоставляет максимально широкие возможности для контроля, управления и координации, но помимо приобретения планшетов, смартфонов или GPS-трекеров для сотрудников требуют установки дорогостоящего ПО или внесения ежемесячной абонплаты.

Один из наиболее известных в России инструментов field management для контроля выездных бригад – это онлайн-сервис Planado. Он не только визуализирует местонахождение каждого сотрудника на карте, отслеживает его перемещение и соотносит с местонахождением заказчика, но и решает множество других задач. Это онлайн-планирование нарядов, создание чек-листов (пошаговых инструкций по выполнению заказа для мастеров), прием фотоотчетов, рассылка напоминаний заказчикам, автоматизация отчетности. В интернете можно встретить одобрительные отзывы сотрудников о GPS-сервисе. Руководители фирм подтверждают, что его внедрение повысило эффективность выездной работы и позволило сократить штат диспетчеров.

С финансовой точки зрения золотая середина – это слежение за сотрудниками по GPS с использованием стандартного сервиса мониторинга, например, специализированного сервера GPS Маркер. Всем сотрудникам выдаются GPS-трекеры или маркеры, получающие координаты от спутников и передающие их на сервер. Диспетчер получает эту информацию с сервера и видит на карте точку, где находится сотрудник, и маршрут, по которому он движется.

Преимущества GPS-контроля сотрудников

При осуществлении GPS-мониторинга без использования дополнительного ПО затраты сводятся к обеспечению всех сотрудников GPS-устройствами. В качестве альтернативы персональному трекеру можно использовать смартфон со специальным приложением. Сервисы для персонального трекинга позволяют привязать к одному аккаунту до пяти устройств и контролировать их бесплатно. Для корпоративных клиентов существуют доступные тарифы, позволяющие за небольшую плату отслеживать перемещения множества трекеров.

Составляющие контроля выездных сотрудников Составляющие контроля выездных сотрудников

Контроль посредством трекеров является пассивным, все, что требуется от сотрудников – это носить устройство с собой и держать его включенным. Сигнал принимается и отправляется независимо от действий носителя, исключен обман, как при контроле через мобильную связь. На первых порах внедрение GPS-контроля и онлайн-инструментов field management вызывает сопротивление выездных сотрудников. В обоих случаях они недовольны тем, что их контролируют, посягая на привычную свободу, но при использовании онлайн-сервисов недовольство усиливается из-за того, что нужно потратить время и силы, чтобы научиться пользоваться системой. Освоить правила пользования трекером значительно проще.

Психологическое отторжение нововведения лишь временное явление, вскоре сотрудники привыкают, хотя некоторые и увольняются. Так происходит отсев наименее дисциплинированных. Затраты на внедрение GPS-контроля быстро окупаются:

  • можно контролировать перемещение сотрудника по маршруту и обнаруживать отклонения от него, что исключает решение личных проблем в рабочее время и подработки на стороне;
  • контролируется посещение всех намеченных точек;
  • ведется учет рабочего времени – видно, когда сотрудник вышел на маршрут и когда сошел с него, во сколько явился к клиенту;
  • помимо учета опозданий сотрудников GPS-метка позволяет отслеживать, сколько времени мастер провел на вызове и соотносить это время с объемом выполненных работ (снижается вероятность «левого» заработка, выполнения работ вне наряда);
  • повышается дисциплина сотрудников, сокращается недополучение прибыли фирмой;
  • упрощается координация работы выездных бригад – диспетчер видит на карте местонахождение всех сотрудников и может учитывать его при распределении вызовов;
  • при интеграции с другими онлайн-сервисами можно оптимизировать маршрут сотрудников, пользующихся служебным транспортом, с учетом пробок.

GPS-устройства – это простой и удобный способ отслеживания маршрутов выездных сотрудников, учета их рабочего времени и координации деятельности. Диспетчер-контролер оперативно получает объективную картину перемещений сотрудников без дополнительного обзвона. В результате возрастает эффективность труда, в течение рабочего дня выездной сотрудник может выполнить больше заказов. Повышение дисциплины сотрудников идет на пользу репутации фирмы, а отслеживание частных подработок в рабочее время приносит дополнительный доход.