GPS-контроль для повышения дисциплины выездных сотрудников

GPS-устройства по назначению делятся на две большие категории: автомобильные и персональные. В обеих категориях есть модели для использования в личных и служебных (коммерческих) целях. Последние обладают расширенным набором функций. Существуют персональные трекеры и маячки для контроля перемещений туристов, детей и пожилых людей. Еще одна категория лиц, которых можно и нужно контролировать при помощи GPS – это сотрудники, работающие на выезде. Руководители многих предприятий внедряют контроль сотрудников по GPS для повышения трудовой дисциплины и эффективности работы подчиненных.

Почему выездных сотрудников необходимо контролировать

В ряде компаний, занимающихся продажами или предоставлением услуг, штат состоит преимущественно из выездных (полевых, мобильных) сотрудников, а в офисе работает только администрация и диспетчер-координатор. Вот некоторые категории выездных сотрудников:

• торговые представители оптовых компаний, которые объезжают розничные точки для контроля запасов товара и формирования заказов на новые поставки;
• специалисты по прямым продажам, торговые агенты, которые реализуют продукцию непосредственно конечным потребителям;
• рекламные агенты, занимающиеся поиском рекламодателей и заключением договоров с ними;
• мастера, осуществляющие ремонт инженерных коммуникаций, бытовой и компьютерной техники на дому (в офисе) у заказчика;
• замерщики;
• монтажники, подключающие интернет, слаботочные сети, устанавливающие окна и двери, осуществляющие сборку мебели и т. п.;
• сотрудники мувинговых (организация переездов), клининговых (профессиональная уборка) агентств, компаний типа «муж на час» и специалисты по предоставлению любых других услуг на выезде.

Такое ведение бизнеса в последнее время получило широкое распространение:

• работа «в поле» увеличивает объемы продаж торговых и рекламных агентств;
• арендуя небольшой офис, можно расширять штат сотрудников;
• для фирм, занимающихся ремонтом техники, нет необходимости в оборудовании стационарной мастерской.

Основной минус данной схемы – это сложность контроля местонахождения сотрудников, учета рабочего времени и координации действий. Если диспетчер фирмы с большим штатом сотрудников одинакового профиля принимает новый срочный заказ, без отслеживания сотрудников по GPS ему сложно сориентироваться, кого удобнее направить на вызов, кто ближе к заказчику, в результате снижается эффективность работы, нерационально используется время. В отсутствии контроля снижается дисциплина и возникают ситуации, из-за которых страдает репутация фирмы, начинается отток клиентов, снижается доход. Самые распространенные проблемы:

• Выездной сотрудник не может правильно составить рабочий график, в результате опаздывает к клиенту, заказчику.
• Мастер сообщает диспетчеру, что клиент отказался от услуг или оплатил только диагностику, а сам договаривается с ним напрямую, задерживается и выполняет ремонт.
• В рабочее время с использованием служебного оборудования мастер подрабатывает «на стороне».
• Торговый представитель позже выходит на маршрут или раньше с него уходит, в результате не успевает обойти все намеченные точки. Если такая ситуация повторяется систематически, клиенты начинают искать новых, более ответственных поставщиков.
• Сотрудник занимается в рабочее время решением личных проблем и не является к некоторым клиентам, а диспетчеру объясняет, что на одном из объектов из-за сложности заказа задержался дольше, чем предполагалось, или застрял в пробке.

Как организовать контроль

Существует несколько способов организации контроля и координирования работы выездных сотрудников:

• обмен звонками или SMS-сообщениями между сотрудниками и диспетчером, передача заказов и отчетов;
• GPS-мониторинг сотрудников, оснащенных персональными маячками или трекерами;
• использование специальных компьютерных программ, так называемых инструментов field management (Task24, «Мобифорс», Planado, Start Control), основанных на использовании GPS-технологий, с созданием личного кабинета для каждого сотрудника и возможностью интеграции с 1С.

Контроль посредством мобильной связи не очень удобен и ненадежен. Не везде есть покрытие, не всегда мастеру или агенту удобно говорить по телефону. Главное – отследить местонахождение сотрудника диспетчер не может и вынужден верить ему на слово. Онлайн-сервисы предоставляет максимально широкие возможности для контроля, управления и координации, но помимо приобретения планшетов, смартфонов или GPS-трекеров для сотрудников требуют установки дорогостоящего ПО или внесения ежемесячной абонплаты.

Один из наиболее известных в России инструментов field management для контроля выездных бригад – это онлайн-сервис Planado. Он не только визуализирует местонахождение каждого сотрудника на карте, отслеживает его перемещение и соотносит с местонахождением заказчика, но и решает множество других задач. Это онлайн-планирование нарядов, создание чек-листов (пошаговых инструкций по выполнению заказа для мастеров), прием фотоотчетов, рассылка напоминаний заказчикам, автоматизация отчетности. В интернете можно встретить одобрительные отзывы сотрудников о GPS-сервисе. Руководители фирм подтверждают, что его внедрение повысило эффективность выездной работы и позволило сократить штат диспетчеров.

С финансовой точки зрения золотая середина – это слежение за сотрудниками по GPS с использованием стандартного сервиса мониторинга, например, специализированного сервера GPS Маркер. Всем сотрудникам выдаются GPS-трекеры или маркеры, получающие координаты от спутников и передающие их на сервер. Диспетчер получает эту информацию с сервера и видит на карте точку, где находится сотрудник, и маршрут, по которому он движется.

Преимущества GPS-контроля сотрудников

При осуществлении GPS-мониторинга без использования дополнительного ПО затраты сводятся к обеспечению всех сотрудников GPS-устройствами. В качестве альтернативы персональному трекеру можно использовать смартфон со специальным приложением. Сервисы для персонального трекинга позволяют привязать к одному аккаунту до пяти устройств и контролировать их бесплатно. Для корпоративных клиентов существуют доступные тарифы, позволяющие за небольшую плату отслеживать перемещения множества трекеров.

Контроль посредством трекеров является пассивным, все, что требуется от сотрудников – это носить устройство с собой и держать его включенным. Сигнал принимается и отправляется независимо от действий носителя, исключен обман, как при контроле через мобильную связь. На первых порах внедрение GPS-контроля и онлайн-инструментов field management вызывает сопротивление выездных сотрудников. В обоих случаях они недовольны тем, что их контролируют, посягая на привычную свободу, но при использовании онлайн-сервисов недовольство усиливается из-за того, что нужно потратить время и силы, чтобы научиться пользоваться системой. Освоить правила пользования трекером значительно проще.

Психологическое отторжение нововведения лишь временное явление, вскоре сотрудники привыкают, хотя некоторые и увольняются. Так происходит отсев наименее дисциплинированных. Затраты на внедрение GPS-контроля быстро окупаются:

• можно контролировать перемещение сотрудника по маршруту и обнаруживать отклонения от него, что исключает решение личных проблем в рабочее время и подработки на стороне;
• контролируется посещение всех намеченных точек;
• ведется учет рабочего времени – видно, когда сотрудник вышел на маршрут и когда сошел с него, во сколько явился к клиенту;
• помимо учета опозданий сотрудников GPS-метка позволяет отслеживать, сколько времени мастер провел на вызове и соотносить это время с объемом выполненных работ (снижается вероятность «левого» заработка, выполнения работ вне наряда);
• повышается дисциплина сотрудников, сокращается недополучение прибыли фирмой;
• упрощается координация работы выездных бригад – диспетчер видит на карте местонахождение всех сотрудников и может учитывать его при распределении вызовов;
• при интеграции с другими онлайн-сервисами можно оптимизировать маршрут сотрудников, пользующихся служебным транспортом, с учетом пробок.

GPS-устройства – это простой и удобный способ отслеживания маршрутов выездных сотрудников, учета их рабочего времени и координации деятельности. Диспетчер-контролер оперативно получает объективную картину перемещений сотрудников без дополнительного обзвона. В результате возрастает эффективность труда, в течение рабочего дня выездной сотрудник может выполнить больше заказов. Повышение дисциплины сотрудников идет на пользу репутации фирмы, а отслеживание частных подработок в рабочее время приносит дополнительный доход.